Redakcje, agencje PR i reklamowe pracują zdalnie. Korzystają z popularnych komunikatorów i wideokonferencji

Zdalnie pracują redakcje Ringier Axel Springer Polska, który jest wydawcą "Newsweeka", "Faktu" i portalu Onet.pl. Dziennikarze i redaktorzy komunikują się, korzystając z pakietu narzędzi Microsoft. - Nowa sytuacja, w której 90 proc. naszych pracowników pracuje zdalnie, spowodowała, że większość spotkań i rozmów przeniosła się właśnie tutaj. Wideokonferencje i czaty w Microsoft Teams pozwalają na rozmowę w grupach aż do 250 osób, współdzielenie plików i szybki kontakt - mówi portalowi Wirtualnemedia.pl Paweł Leżański, dyrektor ds. technologii w Ringier Axel Springer Polska. Specjalista podkreśla, że najważniejsze jest dostępność i bezpieczeństwo tych narzędzi.

- Wszystkie redakcje Ringier Axel Springer korzystają z cyfrowej platformy wydawniczej Ring Publishing, która umożliwia tworzenie, publikowanie i monitorowanie treści online, także poza siecią firmową dzięki bezpiecznemu logowaniu i uwierzytelnianiu. To znacząco usprawnia pracę zdalną. Wykorzystanie chmurowego rozwiązania pozwala nam elastycznie skalować usługi zarówno dla naszych kilkuset dziennikarzy i redaktorów, jak i wszystkich serwisów wydawanych na platformie - podkreśla Paweł Leżański.

Agnieszka Skrzypek-Makowska, menedżer ds. komunikacji RASP dodaje, że przy emisji programów na portalu Onet.pl wprowadzono rotacyjny tryb pracy, a obecność pracowników w studiu została ograniczona do minimum. - Prowadzący programy łączą się ze studia ze swoimi gośćmi za pomocą łączeń wideo. Nowy program na żywo Onetu #zostajewdomu z Onet odbywa się całkowicie zdalnie – jego autorka Małgorzata Ohme łączy się ze swoimi gośćmi ze swojego domu za pomocą łączeń wideo - zaznacza Skrzypek-Makowska.

"Newsroom w jeden dzień przestawił się na pracę zdalną"
 
W wydawnictwie Infor (wydawca "Dziennika Gazety Prawnej" i portalu Dziennik.pl) wszyscy dziennikarze i niemal wszyscy redaktorzy pracują zdalnie, podobnie graficy i infograficy. - To dla nas nic nowego, od kilku lat ponad połowa zespołu pracowała w trybie zdalnym, mamy w tym względzie bogate i dobre doświadczenia. Komunikacja nie jest problemem. Używane są telefony, aplikacje i narzędzia informatyczne, np. takie jak whereby.com. Mamy więc pełen kontakt z połączeniami wideo (również grupowymi) włącznie - mówi nam Mirosława Piotrowska, menedżer PR w Infor Biznes.

W Grupie Agora (m.in. "Gazeta Wyborcza", Gazeta.pl, TOK FM) duża część zespołu pracuje zdalnie lub w trybie rotacyjnym. - Podstawową platformą do pracy grupowej jest Teams, a w Gazeta.pl - Slack. Niektórzy z naszych pracowników korzystają też z Google Hangouts i Skype, głównie w komunikacji z osobami z zewnątrz firmy.  Wybór takich narzędzi związany jest z używanym przez nas oprogramowaniem, a w niektórych zespołach - jak w Gazeta.pl - to narzędzia stosowane dużo wcześniej, przed rozpoczęciem pracy zdalnej na tak dużą skalę - mówi nam Agata Staniszewska, rzecznik prasowy Agory.

W tej chwili cały zespół portalu Gazeta.pl pracuje zdalnie, zarówno redakcja, jak i dział sprzedaży, które w standardowych warunkach pracują stacjonarnie. - Cały newsroom, liczący ponad 30 osób, w ciągu jednego dnia przestawił się na pracę zdalną. Codziennie na Slacku i Microsoft Teams odbywają się minimum cztery odprawy i kolegia. Podobnie pracują redakcje Sport.pl czy Plotek.pl - podkreśla Staniszewska.

"Rzeczpospolita" ma awaryjny lokal

Zespół Radia TOK FM pracuje w trybie zdalnym i rotacyjnym. Dziennikarze ograniczyli czas przebywania w redakcji do swojego pasma programowego, a pozostałą część pracy wykonują w domu. - Jeśli chodzi o gości, to stawiamy na połączenia telefoniczne lub internetowe, z naciskiem na te ostatnie. Redakcja zawsze indywidualnie uzgadnia ze swoimi gośćmi, jakimi urządzeniami i programami dysponują, aby połączyć się ze stacją. Głównie są to Skype i Messenger - i to one są najczęściej wykorzystywane do rozmów. W TOK FM nadal gość może przyjść do studia. Do tego typu rozmów wykorzystywane są dwa pomieszczenia, dziennikarz i rozmówca nie spotykają się osobiście. W stacjach muzycznych Grupy Radiowej Agory - Rock Radiu, Radiu Pogoda i Radiu Złote Przeboje również część zespołów przeniosła nadawanie do domów - mówi rzeczniczka prasowa Agory.

"Rzeczpospolita" w ubiegłym roku przeszła transformację cyfrową, więc bez problemu przestawiła się na pracę zdalną. - Z powodów bezpieczeństwa w związku z koronawirusem zdecydowaliśmy, by wszyscy dziennikarze i część redaktorów pracowała w trybie zdalnym. Grono redaktorów, których obecność jest niezbędna do wydania gazety, podzielone zostało na dwa zespoły, które pracują naprzemiennie, nie spotykając się ze sobą. Wydawca zabezpieczył lokal awaryjny na wypadek zamknięcia biurowca, w którym siedzibę ma redakcja. Kolegia na różnych szczeblach, w działach i mniejszych zespołach, odbywają się za pomocą telekonferencji - mówi Martyna Wasilewska z biura prasowego Gremi Media. Jak dodaje, szefowie działów wybierają narzędzia do komunikacji. - Kontakty w ramach zespołów już od dawna odbywają się za pomocą komunikatorów (Slack, Messenger). W radykalnie ograniczonym składzie odbywają się też kolegia w redakcji. Dziennikarze i redaktorzy zdalnie korzystają z systemu edycyjnego za pomocą sieci VPN podkreśla Wasilewska.

W gazetach grupy Polska Press (m.in. "Polska The Times, "Dziennik Bałtycki") dziennikarze pracują zdalnie i w trybie rotacyjnym - część pracuje w redakcjach i wymieniają się co pewien czas. - Nasze główne narzędzie do komunikacji w pracy zespołowej to Microsoft Teams. Pracujmy w środowisku Office 365 już od kilku lat. Z uwagi na naszą rozproszoną strukturę spełnia ono wszelkie nasze wymagania. Aplikacja Teams jest dla nas niezastąpiona w codziennej pracy, i to nie tylko teraz, w czasie epidemii, kiedy musieliśmy wprowadzić zmiany w organizacji pracy. Dzięki temu, że pracowaliśmy już z Teams, przejście dużej części firmy (całość to ponad 2,5 tysiąca osób) na pracę zdalną pozwoliło nam sprawnie pracować już od początku zmiany sposoby pracy - mówi Joanna Pazio, rzecznik prasowy Grupy Polska Press.

Agencje PR korzystają z Trello

Praca zdalna nie jest niczym nowym w agencji Good One PR. - Chociaż na co dzień Good One PR pracuje w biurze, to zawsze mieliśmy możliwość pracy zdalnej, w ramach tzw. home office. Dlatego teraz, kiedy musimy dostosować się do zaleceń służb sanitarno-epidemiologicznych i na co dzień pracować w domu, każdy z nas dobrze wie, jak zorganizować swój czas, by móc działać na pełnych obrotach - podkreśla Michał Zębik, account manager w agencji Good One PR.

W związku z epidemią koronawirusa cała firma pracuje teraz w trybie home office. - Poza zwiększeniem bezpieczeństwa, ma to swoje plusy: nie trzeba tracić czasu na dojazd i powrót z biura, a zaoszczędzone chwile można przeznaczyć dla domowników, na samorozwój, realizację pasji czy wirtualny lub telefoniczny kontakt ze znajomymi - mówi Zębik. Burze mózgów i zebrania odbywają się we wspólnej grupie dyskusyjnej i poprzez wideokonferencje. - Poza standardowymi e-mailami i telefonami, na co dzień posługujemy się m.in. aplikacją Trello, która pozwala nam w sposób przejrzysty prowadzić projekty, delegować i rozliczać zadania czy wymieniać się informacjami i materiałami.  W kontakcie z mediami już od dłuższego czasu stosujemy platformę PRowly, która ułatwia prowadzenie biura prasowego i zarządzanie kontaktami. Jeżeli chodzi o kontakt z klientami to sprawdzają się takie narzędzia, jak pokoje do spotkań wideo typu Whereby, Zoom, a nawet popularny Messenger - podkreśla przedstawiciel Good One PR.

Pracownicy agencji Neuron pracują zdalnie od 16 marca br. - Podczas home office nie zwalniamy tempa. Na bieżąco realizujemy wszystkie zadania dla naszych klientów, bierzemy udział w postępowaniach przetargowych i prowadzimy rozmowy z potencjalnymi nowymi klientami. Tutaj nic się nie zmieniło - wyjaśnia Marta Adamska, account manager w agencji Neuron.

"W grupie na Messengerze dzielimy się dobrą energią"

Na co dzień konsultanci korzystają z Asany, programu do zarządzania projektami, który świetnie sprawdza się również w pracy zdalnej. - Na potrzeby spotkań statusowych zespołu, burz mózgów czy zwykłych rozmów, wykorzystujemy czaty i wideokonferencje na Google Hangouts. Mamy również swoją grupę na Messengerze, gdzie codziennie przekazujemy sobie pozytywne newsy i dzielimy się dobrą energią, by trochę odetchnąć od „infopandemii” - mówi Adamska. Część swoich zasobów agencja przeniosła już wcześniej do chmury, więc była przygotowana na pracę z domu, a każdy pracownik ma dostęp do dokumentów potrzebnych do obsługi klienta.

- Do kontaktu z klientami wykorzystujemy Microsoft Teams, Google Hangouts, Skype for Business, Messengera oraz – może banalny, ale skuteczny – telefon. Tradycją Neurona jest to, że w piątki pracujemy krócej i wychodzimy z biura ok. godz. 15.00. W tym trudnym czasie nie rezygnujemy ze skróconego czasu pracy, starając się mimo wszystko funkcjonować normalnie. Dużo ze sobą rozmawiamy, także o sprawach prywatnych, inspirujemy się i wymieniamy pomysłami, dzięki którym łatwiej nam się odnaleźć w nowej, niełatwej sytuacji. Ale o 17.00 staramy się zamykać komputery i być małżonkami, partnerami, rodzicami - podkreśla Marta Adamska.  

Grzegorz Styczyński, dyrektor zarządzający Lemon PR, uważa że trudna sytuacja działa mobilizująco zarówno na zespół agencji, jak i klientów. - Ponieważ obsługujemy kilka dużych spółek akcyjnych zatrudniających setki lub tysiące osób, obserwujemy działania jakie podejmują zarządy tych spółek. Reakcje na kryzys są błyskawiczne i zaplanowane kilka tygodni wcześniej. Taki spokój i precyzję we wprowadzaniu zmian widzimy zwłaszcza w firmach, które albo mają własne fabryki, albo partnerów w Chinach. Oni są już przygotowani na kryzys, mają przetestowane procedury i wprowadzanie ich odbywa się metodycznie i sprawnie - podkreśla Styczyński.

Podobnego zdania jest Angelika Błażusiak, dyrektor ds. PR w Royal Brand: - Odnoszę wrażenie, że jest bardzo duża mobilizacja, chęć do pracy i ogromna elastyczność ze strony zarówno zespołu, jak klientów.

"Dzięki kamerom pracujemy w trybie face-to-face"

Cała załoga Triple PR pracuje w trybie home office. Zebrania zespołu i rozmowy z klientami odbywają się w formie grupowych wideokonferencji. - W organizacji pracy zdalnej nieoceniony jest dysk sieciowy NAS, który zapewnia stały dostęp do plików i możliwość ich szybkiej wymiany. W komunikacji wewnętrznej pomaga nam Messenger z funkcją rozmów wideo, a także platforma Workplace. Korzystamy również z platformy Zoom Video Communications - relacjonuje Agnieszka Malesza-Woźniak, partner w agencji Triple PR. Z kolei agencja reklamowa Yoho, jak mówi Paweł Wyszkowski, managing partner, komunikuje się za pomocą Microsoft Teams, Google Meet, Skype, Webex (w zależności od klienta), natomiast wewnątrz firmy używany jest Slack jako komunikator oraz Asana do obsługi projektów.

Niemal wszyscy pracownicy Publicis Groupe już od 12 marca korzystają z możliwości pracy zdalnej. Tam, gdzie to jest niezbędne, organizowane są dyżury. - Wszystkie statusy, burze mózgów, zebrania czy bieżące prace odbywają się zgodnie ze stałym rytmem, ale są przeniesione na komunikatory, takie jak Skype Business lub Teams. Publicis Groupe powołała specjalny zespół, który wspiera pracowników i czuwa nad prawidłowym funkcjonowaniem wszystkich procesów w grupie - mówi portalowi Wirtualnemedia.pl Piotr Ruszak, chief communication officer Publicis Groupe.

Jak dodaje, każdego dnia analitycy tworzą specjalny newsletter dla klientów, który pomaga podejmować ważne decyzje marketingowe i biznesowe. - Choć koncentrujemy się głównie na tym, co dzieje się na rynku polskim, analizujemy również informacje z rynków, które jako pierwsze zaczęły zmagać się z pandemią. Opracowanie z konkretnymi wnioskami i spostrzeżeniami na temat zmieniającej się sytuacji w krajach Dalekiego Wschodu również trafiło do naszych klientów - mówi Ruszak.

W agencji reklamowej VMLY&R wszyscy pracownicy są na home office od 13 marca, zarówno w warszawie, jak i Krakowie. Taki stan będzie trwał aż do odwołania. - Zamiast dwóch biur, jak dotychczas, mamy ich obecnie aż 350, bo tylu pracowników liczy nasza agencja. Jesteśmy jednak dobrze przygotowani do aktualnej sytuacji, zarówno pod względem technologicznym, logistycznym, organizacyjnym, jak i zasobowym. Wszystkie niezbędne narzędzia zostały udostępnione pracownikom z poziomu chmury. Cała infrastruktura została wcześniej przetestowana i przygotowana do pracy zdalnej - mówi nam Łukasz Majewski, szef PR i komunikacji w VMLY&R.

Zespoły robocze komunikują się w formie wideokonferencji. - Dzięki kamerom utrzymujemy tryb pracy face-to-face, który istotnie wpływa na higienę pracy - podkreśla Majewski. Praocniwcy do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej wykorzystują Microsoft Teams oraz aplikację dedykowaną tele- i wideokonferencjom – BlueJeans. - Na BlueJeans przygotowaliśmy nawet cykliczne spotkanie – VMLY&R Lunch Time – i każdy pracownik może w określonych godzinach zadzwonić z domu, by zjeść posiłek z koleżankami i kolegami z pracy i porozmawiać, odetchnąć od obowiązków. Taki wirtualny odpowiednik biurowej kuchni - mówi Łukasz Majewski. Do orgnizaji pracy zadaniowej agencja korzysta z Trello oraz platformy Atlassian (Jira+Confluence).